Erhöhen Sie die
Rechtssicherheit für Ihren Scanprozess
Als Mitglied des VOI e.V. und der Zertifizierungsstelle VOI-CERT bieten wir umfassende Unterstützung und Zertifizierung für Ihre Scanprozesse nach dem TR-RESISCAN ready Standard an.
Darüber hinaus begleiten wir Sie auch gerne bei der Zertifizierung nach BSI TR-03138 (RESISCAN).
Höhere
Rechtssicherheit
Sie erhalten ein anerkanntes Zertifikat des VOI-CERT, dass Ihr Scanprozess TR-RESISCAN ready konform ist
Vereinfachtes Verfahren
In fünf Schritten zum TR-RESISCAN ready Zertifikat
Praxisorientiert
Nutzen Sie die Erfahrungen von Experten für Ihre Praxis
Transparent
Unser transparentes Vorgehen ermöglicht Ihnen eine genaue Kalkulation
Was ist die
TR-RESISCAN ready?
In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, dass Unternehmen und Organisationen ihre Dokumente effizient und sicher digitalisieren.
Das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN ready bietet eine zuverlässige und rechtssichere Lösung, um Papierdokumente in digitale Form zu überführen.
Die TR-RESISCAN ready ist eine praxisorientierte Zertifizierung für ersetzendes Scannen auf Basis der Anlage P der TR-RESISCAN. Der Digitalisierungsprozess wird lückenlos geprüft und technische und organisatorische Maßnahmen zur Erfüllung der Kriterien nach TR-RESISCAN ready bewertet.
Sie schaffen damit eine für Ihren Scanprozess höhere Rechtssicherheit, denn Ihr Digitalisierungsprozess ist durch eine umfassende Verfahrensdokumentation nachvollziehbar beschrieben und geprüft.
Eine TR-RESISCAN Zertifizierung über das BSI ist für viele öffentliche Einrichtungen, Verwaltungen und mittelständische Unternehmen oft sehr aufwendig und ressourcenbindend.
Mit einer TR-RESISCAN ready Zertifizierung bietet VOI-CERT eine einfachere und kostengünstigere Alternative an.
TR-RESISCAN ready bietet Herstellern zusätzlich die Möglichkeit Hard- bzw. Softwarelösungen zu zertifizieren, um eine TR RESISCAN konforme Nutzung von Hard- und Software, wie Scanner und Scansoftware, zu bestätigen.
Vorteile einer Zertifizierung
durch VOI-CERT
Anerkanntes Zertifikat | Scanprozess Zertifizierung | Hardware Zertifizierung | Software Zertifizierung | |
|---|---|---|---|---|
TR RESISCAN DES BSI | BSI |  |  | |
TR-RESISCAN ready | VOI-CERT | | | |
Weitere Vorteile:
- Kompetente und unabhängige Instanz zur Prüfung
- Fundierte Erfahrung des VOI-CERT mit Prüfkriterien und langjährige Zusammenarbeit mit namhaften Prüfungsinstitutionen
- Prüfung durch erfahrene und zertifizierte Auditoren
- Das Zertifikat des VOI-CERT bietet Sicherheit für den Kunden und einen Wettbewerbsvorteil für den Anbieter und Anwender von Scanlösungen
- Das Zertifikat für Hard- / Software bietet Investitionssicherheit für den Kunden bei der Beschaffung von Hard- und Software für den Scanprozess und damit einen Wettbewerbsvorteil für den jeweiligen zertifizierten Anbieter
Jetzt Beratungstermin vereinbaren
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und helfen Ihnen gerne bei der Implementierung des ersetzenden Scannens nach TR-RESISCAN ready.
Für wen ist die TR-RESISCAN ready geeignet?
Das Zertifikat TR-RESISCAN ready bietet ein unkompliziertes und schnell umsetzbares Verfahren, um die Rechtssicherheit von Scanprozessen zu verbessern. Zudem ermöglicht es die Erfüllung der Anforderungen nach GoBD.
Zu den VOI-CERT Kunden, für die TR-RESISCAN ready eine einfache und praxisorientierte Lösung darstellt, zählen:
Öffentliche Verwaltung
Scan-Dienstleister
Unternehmen
Hardwarehersteller
Softwarehersteller
5 Schritte zur
Zertifizierung ihres Scanprozesses
1
Dokumente bereitstellen
Notwendige Dokumente zusammenstellen – insbesondere Verfahrensdokumentation
2
Vor-Audit
Dokumentenprüfung und/oder Prüfung vor Ort – Abgleich mit Prüfkriterien im Sinne einer Delta Analyse (Was ist vorhanden, was fehlt noch?)
3
Dokumentenprüfung („Stage 1“)
Inhaltliche Prüfung der Dokumentation auf Vollständigkeiten und Erfüllung der Prüfkriterien
4
Vor-Ort Audit („Stage2“)
Prüfung des Prozesses vor Ort und ggf. Feststellungen von Findings/Abweichungen zum Kriterienkatalog
5
Nachbesserungen
Ggf. Nachbesserungen (zu Findings/Abweichungen) und erneute Teil-Prüfung
Ablauf der Zertifizierung
Um den Prüfungsumfang klar abzugrenzen, beginnt der Prozess mit einem Vor-Audit, in dem der („Scope“) festgelegt und sichergestellt wird, dass alle wesentlichen Prüfanforderungen bearbeitet sind. Hierzu gehören insbesondere Verfahrensdokumentationen, Arbeitsanweisungen, Handbücher, Installationsanleitungen usw., die zum Zeitpunkt des Vor-Audits vorhanden sein müssen.
Das eigentliche Audit besteht aus zwei Stufen („Stage 1“ und „Stage 2“). In „Stage1“ werden alle Dokumente gesichtet und auf Konformität geprüft. „Stage2“ wird vor Ort beim Auftraggeber durchgeführt. Das Audit basiert auf den Prüfungskriterien des VOI-CERT. Diese Kriterien orientieren sich an der Anlage P der Technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) des BSI.
Das Audit umfasst einen umfangreichen Fragenkatalog zum Thema sowie eine Prüfung der entsprechenden Dokumentationen für Software, Hardware, Verfahren. Außerdem werden die technischen und organisatorischen Gegebenheiten vor Ort geprüft. Die Ergebnisse werden in einem detaillierten Audit-Bericht festgehalten, der dem VOI-CERT-Zertifizierungsausschuss vorgelegt wird. Basierend auf diesen Ergebnissen entscheidet der Zertifizierungsausschuss über die Vergabe eines Zertifikats.
Der Auftraggeber erhält bei erfolgreicher Zertifizierung ein Zertifikat, einen Bericht und Siegel, die zur eigenen Verwendung und zur Weitergabe an Geschäftspartner und Kunden bestimmt sind.
Kontaktieren Sie uns jetzt
und erfahren Sie mehr
Wir bieten Ihnen professionelle Beratung und Lösungen, um Ihren Scanprozess zu zertifizieren.
FAQ
TR-RESISCAN ist ein praxisorientierter Handlungsleitfaden für das ersetzende Scannen. Der Leitfaden hilft Unternehmen dabei, ihre Digitalisierungsprozesse lückenlos zu dokumentieren und zu protokollieren, um die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit der digitalisierten Dokumente zu gewährleisten.
TR-RESISCAN stellt sicher, dass Digitalisierungsprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es hilft Unternehmen, revisionssichere Dokumente zu erstellen, die im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel anerkannt werden.
Rechtssicherheit: Durch lückenlose Dokumentation und Protokollierung des Scanprozesses.
Effizienz: Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
Auditierbarkeit: Vorbereitung auf externe Prüfungen und Zertifizierungen.
Jedes Unternehmen, das physische Dokumente digitalisieren und sicherstellen möchte, dass diese digitalisierten Dokumente rechtskonform und revisionssicher sind, kann von TR-RESISCAN profitieren.
Ja, TR-RESISCAN wurde entwickelt, um den gesetzlichen Anforderungen an die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten gerecht zu werden. Es hilft Unternehmen, die Vorgaben von Gesetzen und Vorschriften wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen.
Die Umsetzung von TR-RESISCAN umfasst mehrere Schritte:
Analyse: Bewertung der bestehenden Digitalisierungsprozesse.
Planung: Entwicklung eines maßgeschneiderten Digitalisierungsprozesses.
Implementierung: Einführung und Dokumentation der Digitalisierungsprozesse gemäß TR-RESISCAN.
Auditierung und Zertifizierung: Ãœberprüfung der Prozesse und Unterstützung bei der Zertifizierung.
Die Dauer der Umsetzung hängt von der Komplexität, dem Umfang Ihrer bestehenden Digitalisierungsprozesses und dessen Dokumentation ab. Nach einer ersten Analyse können wir einen konkreten Zeitplan erstellen.
Unser Team überwacht kontinuierlich Änderungen in den gesetzlichen Anforderungen und aktualisiert den TR-RESISCAN ready Prüfkatalog entsprechend. Wir informieren unsere Kunden über relevante Änderungen und bieten Unterstützung bei einer möglichen Anpassung der Digitalisierungsprozesse.
Wir bieten umfassende Unterstützung bei der Auditierung und Zertifizierung von Scanprozessen. Unsere Dienstleistungen umfassen:
Beratung: Analyse und Optimierung Ihrer Digitalisierungsprozesse.
Auditierung: Prüfung der Einhaltung des TR-RESISCAN Leitfadens.
Zertifizierung: Unterstützung bei der Erlangung von Zertifikaten für revisionssichere Scanprozesse.
Originale Papierbelege dürfen nach TR-RESISCAN konformen Scannen vernichtet werden.
Einige Dokumente sind von dieser Regel ausgeschlossen und dürfen nicht vernichtet werden. Dazu gehören u.a. Jahresabschlüsse, notariell beglaubigte Verträge und Eröffnungsbilanzen.
Unter dem Begriff „ersetzendes Scannen“ versteht man die rechtssichere digitale Erfassung von Papierbelegen, sodass diese digital weiterverarbeitet und die Originalbelege vernichtet werden können. Der eingescannte Beleg ersetzt hier also den Originalbeleg.
Für weitere Informationen oder um eine Beratung zu vereinbaren, können Sie uns direkt über unser Kontaktformular kontaktieren.
Die folgenden Schritte beschreiben die genaue Vorgehensweise beim ersetzenden Scannen:
Dokumente auswählen und Schutzbedarf festlegen
Zunächst werden die Dokumente bzw. Dokumentenarten, die gescannt werden sollen, ausgewählt und deren Schutzbedarfe festgelegt.
Zeitpunkt des Scannens festlegen
Am besten wird so früh wie möglich eingescannt. Im Idealfall passiert dies direkt nach Eingang der Dokumente.
Digitalisierung des Originalbelegs
Dokumente werden nach vorgegebenen Kriterien vorbereitet, eingescannt und digitalisiert. Hier müssen verschiedene Details festgehalten werden, wie z. B. mit welcher Hard- oder Software, ob in Farbe oder schwarz-weiß gescannt oder duplex gescannt wird etc. Es muss dabei sichergestellt werden, dass die digitalisierten Dokumente lesbar und vollständig gescannt sind.
Weiterverarbeitung der gescannten Dokumente
Im Anschluss an die Digitalisierung folgt eine Weiterverabeitung und Archivierung der Dokumente oder eine Ãœbergabe an Dritte bzw. Drittsysteme.
Vernichtung der Originaldokumente
Nach vollständigem Durchlauf der Verarbeitungsschritte gemäß Ihrer Verfahrensdokumentation können die Originaldokumente in Papierform vernichtet werden.
Wer wir sind
Wir sind ein erfahrenes Team von IT-Sicherheitsberatern, u.a. spezialisiert auf Auditierung und Zertifizierung im Bereich TR-RESISCAN ready. Wir begleiten Sie durch den gesamten Zertifizierungsprozess nach TR- RESISCAN ready. Wir unterstützen Sie auch, wenn es um die Zertifizierung nach TR-RESISCAN (BSI) geht.
Vertrauen Sie auf unsere umfassende Unterstützung bei der Auditierung und Zertifizierung Ihrer Scanprozesse – Kontaktieren Sie uns noch heute!
Kontakt zu uns
Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Vorteile des ersetzenden Scannens nach TR-RESISCAN ready zu erfahren und Ihre Digitalisierung erfolgreich umzusetzen.